电子档案管理系统研发、怎么归纳电子档案
日期:2021-11-19      来源:博阳档案管理
  即利用计算机资源管理与电子文件集的对应关系,通过管理和技术措施将计算机软硬件的变化与电子文件集的迁移紧密结合起来。对于特定单位,计算机软硬件设备种类有限,设备更新周期相对稳定。随着信息技术的飞速发展,计算机软硬件的更换周期越来越短。

  在电子文件的归档和管理中,需要采用基于电子文件集的动态管理方法。动态管理是指电子文件归档后,始终与其可操作的软硬件环境相对应,以保证归档电子文件的可读性。即利用计算机资源管理与电子文件集的对应关系,通过管理和技术措施将计算机软硬件的变化与电子文件集的迁移紧密结合起来。动态管理是档案人员对本单位生成和运行电子文件的计算机软硬件设备的一种监控,保证归档的电子文件始终得到相应计算机软硬件设备的支持。对于特定单位,计算机软硬件设备种类有限,设备更新周期相对稳定。档案部门可以对本单位内部计算机设备进行登记,掌握本单位计算机设备的变化情况。

  电子文件归档和管理使用的技术手段与纸质文件有很大不同,管理方法也需要新思路。上海市档案局、上海市静安区档案局等单位的研究人员在电子档案归档管理的研究和实践中提出了“电子档案集”的概念和动态管理方法,对电子档案归档管理系统的设计起到了重要作用。

  电子文档采集管理的应用主要是为了方便实现归档电子文档的“迁移”。随着信息技术的飞速发展,计算机软硬件的更换周期越来越短。电子文件收集很显着的功能是将同一软硬件环境下生成的电子文件集合在一起。当本单位的计算机设备陈旧更新时,档案人员可以很容易地找到这些陈旧设备中生成的归档电子文件并进行迁移。