公司简介

惠生清洁能源科技集团有限公司成立于2004年11月，隶属于惠生集团，是集团另一大业务板块，是领先的清洁能源技术与解决方案服务商，致力于为能源行业提供高效集成的EPCIC解决方案，包括浮式液化天然气设施、陆上标准模块化LNG工厂、浮式风电及其他清洁能源解决方案。基于成功的项目交付记录，经验丰富的惠生清洁能源团队应用其专业能力并依托两个世界级建造基地，为客户提供符合最高国际质量和安全标准的建造服务。

项目背景

1.档案形成部门不重视。职能部门未明确兼职档案员职责及对部门档案与资料范围的界定，致使档案的收集不完整并对已形成的档案文件管理不规范；

2.衔接工作交接不合规。部门人员、专职档案员岗位流动促使管理工作交接空白，留存档案台账记录缺失；

3.档案管理缺乏信息化发展。档案管理工作没有相应的信息化技术运用，仍使用落后的表格管档、网盘存储的方法，容易造成档案数据的偏差及丢失；

4.档案硬件设施投入力度不足。清洁能源未配置独立档案库房，因此，清洁能源职能部门及项目纸质档案未达到集中保管，对档案的完整性和保密性存在管理风险；

5.项目档案存放于南通基地，上海本部查询档案信息只能前往基地，耗费人力物力，一方面加大了档案利用的成本，另一方面无法实现上海、南通、舟山信息资源共享的需求。

随着清洁能源业务规模的不断扩大以及EPC转型的实际需要，根据惠生清洁能源现有的组织架构、一体化管控、战略管控模式，及档案信息化背景的带动下，惠生清洁能源及下属基地对档案管理工作越来越重视，已经越来越深刻的认识到，利用新的理念、新的技术、新的方法来提升办公效率的重要性，借助信息化的工具实现对档案收集、整理、编目、利用等全过程管理，来简化传统的档案管理工作，改进传统档案管理工作中的不足之处，提高档案工作的质量水平，实现档案信息资源的共享利用，更好地体现档案管理工作的价值。在此业务现状及背景下，惠生清洁能源及基地对档案管理工作提出了以下需求：

●实现清洁能源职能部门及建设项目各类文件材料的归档管理，主要包括以下类别：管理类档案、合同档案、体系文件、项目档案、设计档案、基建档案、声像档案、实物档案。

●实现纸质档案的电子化、集中化、规范化管理；

●实现公司建设项目档案的集中管理；

●实现清洁能源及基地档案信息资源共享、查询、利用管理等。

项目目标

本项目的主要目标是在“统一规划、分步实施、资源共享、确保安全”的原则上，立足全面的、标准性的、先进性的、安全性的、可定制扩展的和易用性的六大点基础之上，建设惠生清洁能源档案管理系统平台，实现清洁能源及基地文档管理、实体档案管理、电子档案管理等。本期档案管理系统平台建设的主要目标如下：

●实现各类型档案的集中管理

●实现电子文件的规范化管理

●实现纸质档案的电子化管理

●实现数据交互和信息共享

●实现不同系统间的数据归档

●实现不同系统间的任务待办提醒及归档任务发布

●电子化档案长期保存

●无纸化办公、节省办公成本

●档案系统与项目文控系统、集团OA、云盘系统接口

从而达到提高办公效率，实现数据共享，方便档案的管理和利用，确保档案数据的持久性，以满足档案的查阅要求，以保证档案数据的真实、长期、数据安全有效。