如何管理印章档案
日期:2024-01-06      来源:数字档案管理

一、什么是企业印章?

企业印章是将文字、符号和图形等按照一定的规范格式或艺术风格刻制、铸造在物体上,形成的以盖制图形和文字标记为使用方式的标志性信物和艺术品。一般包括印面、印文、边款、印纽(执柄)和印材五个构成要素。作为在社会交往中象征和证明身份、权力与地位.起凭证信物作用的印章又称作实用印章或印信;作为以欣赏和表现篆刻艺术为目的的印章又称作艺术印章或文人印章。

二、企业印章有哪几类?

企业印章主要有5枚,分别是公章、财务专用章、合同专用章、法定代表人章和发票专用章。除法人章外,其他四枚公章需根据相关规定到工商、公安、开户银行备案或预留印鉴。公司也可以根据需要刻制税务章、报关章、内部使用的部门章等。

1、公章

公司效力最大的一枚章,是法人权利的象征。

除法律有特殊规定外(如发票的盖章),均可以公章代表法人意志,对外签订合同及其他法律文件。

使用范围:用于公司对外事务处理,工商,税务,银行等外部事务处理需要加盖。凡是以公司名义发出的信函、公文、合同、介绍信、证明或其他公司材料均可使用公章。

2、财务专用章

通常称为银行大印鉴,公司与银行打交道的时候会用到,比如银行的各种凭据、汇款单、支票的用印。另外,也会用于财务往来的结算等。

3、合同专用章

顾名思义,通常在公司签订合同时需要加盖。单位对外签订合同时使用,可以在签约的范围内代表单位,在合同上加盖合同专用章,单位需承受由此导致的权利义务。

一般来说,创业初期可以直接用公章盖合同,减少一支公章可以减少风险(比如遗失、公章私用等)。

4、法定代表人章

通常称为银行小印鉴,主要用于公司有关决议,以及银行有关事务办理的时候用。印章印模里含有其公司单位名称、发票专用章字样、税务登记号。通常用在注册公司、企业基本户开户、支票背书的用印。

5、发票专用章

企业、单位和个体工商户在购买和开发票时,需要加盖发票章。印章印模里含有其公司单位名称、发票专用章字样、税务登记号。

根据《发票管理办法实施细则》的规定,通常需要在发票联和抵扣联加盖发票专用章。只有盖在发票上,或盖在发票领用簿才有效。

三、什么是印章档案?

印章档案与声像档案、名誉档案等一样属于实物档案,一枚印章既是权利的象征,又是一个单位组织的凭证标记,是某种行政行为或商业行为发挥作用的凭证。

国家档案局2008年颁布的《印章档案整理规则》(以下统称“规则”)指出:印章档案是国家机构、社会组织和个人在从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等社会活动中形成和使用过的印章,是一种具有特殊载体形态并在历史研究、档案考证、文物收藏和艺术鉴赏等方面有着特殊价值的档案。

企业印章档案是企业在各项活动中形成和使用过的失去现行效用的印章,是一种具有特殊载体形态并在历史研究、档案考证、文物收藏和艺术鉴赏等方面有着特殊价值的档案。

四、企业印章档案管理的借鉴方法

1、对印章档案管理部门的职责要求

企业印章档案管理,应由档案室实行统一管理,任何个人和单位不得据为己有。印章使用部门应根据本部门具体情况,设立专人管理,并列入部门和岗位责任制。

建议建立健全印章档案管理制度,负责对本公司印章归档整理及移交工作的监督和指导,做好印章档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供服务利用工作。

2、哪些废旧印章属于印章档案归档范围

(1) 由上级制发的企业公章(行政名称印章)、法定代表人签字章。

(2) 内设机构、分支机构等机构印章。

(3) 企业专用的财务专用章、合同专用章、公司名称扁条章(签发支票用)。

(4) 人名章(会计、出纳等专门业务需要的)。

(5) 企业根据自身需要经审批,刻制的具有保存价值的其他印章。

(6) 艺术印章(反映企业文化活动及艺术交流的印章)

3、对企业印章档案的归档具体要求

(1) 上级制发的企业公章(行政章)和法定代表人签字章,由制发部门(或接替其职能的主管部门)统一收缴,移交公司档案室归档。印章使用单位在新印章启用时应及时上交旧印章。

(2) 内设机构、分支机构等机构印章,在新印章启用时,旧印章移交公司档案室归档。

(3) 企业被出售、清算注销、破产等发生产权变动,公章被政府工商部门收缴的,应该在移交印章之前,制作印模交股份公司档案室存档。

(4) 企业专用的财务专用章、合同专用章、公司名称扁条章(签发支票用),在作废时由使用部门向股份公司档案室移交归档。

(5) 企业根据自身需要经审批,刻制的具有保存价值的其他印章,由使用部门向公司档案室移交归档。档案室可视保管条件确定收集实物或印模。

(6) 艺术印章,由活动组织部门或捐赠者直接向档案室移交。

4、对印章档案归档时间要求

(1) 公司内部机构或经营业务活动发生重大变化时,应采取事件办理完毕一个月内印章及时归档备案,避免印章档案流失。

(2) 公司专用的财务专用章、合同专用章、公司名称扁条章(签发支票用)等,在业务延续新旧印章使用过渡期间,应及时制作印模归档备案,待旧印章的业务完成后及时将实物归档。

企业印章档案管理同样遵循《规则》定义的基本原则:遵循形成规律,区分保管价值,集中整理分类,便于保管利用的原则进行。

企业在实际操作中,也可参照《规则》制定的整理方法:清洗—分类—划分保管期限—排序—编号—装盒—装具—编制印章档案目录,合理归档,保证收集的印章齐全、完整、真实。

加强企业印章档案管理具有很大的现实意义,一方面可以杜绝企业印章的职权滥用,另一方面可以让每一个印章都能有档可依,对企业制度化管理具有不可替代的重要价值。